Quand on démarre une activité, et plus particulièrement en solo comme c’est souvent le cas en expatriation, on peut vite se retrouver dépassé par l’ampleur et la diversité des tâches à effectuer ! On vous a donc préparé un kit de 5 outils pour s’organiser au travail, gérer au mieux votre temps et booster votre efficacité !
Outil n° 1 : Pomodoro
Ah cette procrastination qui nous fait nous égarer sur Instagram plutôt que de se pencher sur la compta…
Ou au contraire ce perfectionnisme qui va nous pousser à refaire 10 fois la même proposition parce qu’elle n’est pas “assez” pro…
Notre astuce secrète pour s’organiser au travail : Pomodoro. La technique Pomodoro (qui veut dire Tomate en italien en raison de la forme du minuteur utilisé pas son inventeur) consiste à se fixer des plages de travail (en général 25 min) suivi de pauses de 5 minutes. Après 4 cycles de 25 minutes, on peut s’accorder une grande pause pour souffler et assimiler !
Si on peut s’en servir pour s’aider à se concentrer loin des distractions, c’est aussi un excellent outil pour se fixer une durée idéale pour réaliser une tâche ! En effet, vous pouvez adapter la durée de votre plage de concentration en fonction de la tâche à effectuer, voir la fractionner si vous peinez à vous concentrer trop longtemps !
« Je dois avoir écrit mon article en 45 minutes, au bout de ce laps de temps je réévalue si je dois encore y travailler ou si je suis dans le perfectionnisme ! »
Télécharger l’application PomoToDo
Outil n° 2 : Pocket
Maintenant que vous savez mieux gérer votre temps, comment rester organisée au travail et garder trace de tout ce que vous pouvez trouver d’intéressant sur le web ? La solution : Pocket !
En installant l’extension dans votre browser, vous pouvez très facilement capturer le contenu d’une page, l’organiser avec des étiquettes pour le retrouver plus tard.
Vous pouvez sauvegarder tout type de contenu, articles, images, vidéos.
A noter que pour le contenu écrit, Pocket propose une interface qui « nettoie » le formatage des pages web et permet une lecture facile et agréable !
Et il y a un vrai plus : si vous êtes nomade, tous les contenus capturés dans Pocket sont disponibles hors ligne, pour travailler dans l’avion ou éviter de consommer des data quand vous n’avez pas de wifi. Tout sera en effet synchronisé dans l’application Pocket, téléchargeable sur vos tablettes et smartphone, et également sur Mac.
Outil n° 3 : Trello
Notre chouchou !
Vous jonglez entre les rappels de votre smartphone, une application téléchargée où vous avez créé 15 listes différentes que vous ne pouvez pas exporter et un tableau Excel pour essayer de planifier le lancement de votre formation ? STOP !
Trello va vous permettre de faire tout cela au même endroit, sur tous vos appareils, et à partager avec qui vous voulez ! Un outil indispensable pour s’organiser au travail.
Très facile à prendre en main, Trello vous propose une interface visuelle et ludique (tout se fait par glissé-déposé et les nombreux raccourcis claviers simplifient tout !)
Le principe : vous créez une « board » par projet ou sujet dans laquelle se trouvent des listes constituées de cartes.
Vous pouvez ajouter des fichiers, des liens des commentaires et des échéances (avec une vue calendrier très pratique).
A vous de choisir l’organisation qui vous convient : certains auront des listes A faire, en cours, prioritaire, important. D’autres préfèreront des listes thématiques. Trello est personnalisable à l’infini !
Chez L-start, nous l’utilisons par exemple pour l’organisation et le suivi de nos ateliers, pour la gestion de nos projets mais également pour notre calendrier éditorial et réseaux sociaux !
Trello est gratuit et les applications sur appareils mobiles en font un compagnon de tous les instants !
Outil n° 4 : Doodle
Vous avez décidé de refaire votre site internet mais votre associée est aux US, votre Webdesigner au Brésil et votre graphiste au Zimbabwe ? Vous avez déjà envoyé 10 emails pour trouver un créneau pour faire une réunion Skype et vous n’y arrivez plus ?
Doodle va organiser tout cela pour vous en 3 clics ! (Et ça marche pour organiser tout évènement ou réunion, même si tout le monde est dans le même pays !)
Doodle est un outil gratuit extrêmement simple d’utilisation : vous décrivez l’objet de l’évènement, indiquez vos disponibilités et envoyez le lien aux personnes conviées. Il convertit automatiquement les horaires dans le fuseau horaire de chaque destinataire, en fonction de l’adresse IP de l’appareil utilisé.
👉Lire aussi : Jongler avec les fuseaux horaires
Les participants peuvent indiquer les créneaux qui leur conviennent ou en suggérer d’autres.
Les paramètres de Doodle vous permettent de décider si un ou plusieurs créneaux peuvent être choisis et même de noter une proposition comme « si nécessaire » ! Doodle peut également être utilisé pour fixer des rv individuels : Si vous avez 10 clients à qui vous voulez proposer une séance de sophrologie, vous pouvez proposer 10 créneaux qui se rempliront automatiquement au fur et à mesure.
Bien sûr, vous pouvez choisir de cacher les noms des destinataires.
Les participants n’ont pas besoin d’avoir un compte pour répondre à votre demande, qui peut être envoyée directement depuis le site de Doodle, par email à l’aide d’un lien cliquable ou intégré dans une application tierce.
Doodle est compatible avec votre calendrier Google et avec Outlook. Donc idéal pour s’organiser au travail.
Outil n°5 : Franz
Vous avez un compte Instagram et Facebook pour votre activité mais en perso aussi. Vous avez Whatsapp pour le business mais vous avez créé un groupe famille aussi. Il y a quelque temps, vous avez découvert Telegram, certains de vos clients y sont déjà et vous encouragent à vous inscrire… Résultat, impossible de ne pas garder son téléphone à côté pour travailler ! A jongler entre les applications pour ne pas manquer un message, votre productivité a sacrément souffert !
On a la solution : Franz ! Une application gratuite pour vous simplifier la vie en regroupant TOUTES vos applications de messagerie. Ok, pas toutes mais 14 (c’est déjà pas mal) dont Skype, WhatsApp, Telegram, FB, Instagram, Slack, WeChat…
Vous pouvez ainsi retrouver toutes vos conversations sur une même interface !
Après avoir téléchargé l’application, il vous suffit de sélectionner les services que vous souhaitez utiliser. Ensuite, rentrez les détails de votre compte et vous pourrez profiter de l’expérience web de vos applis.
Autres outils pour s’organiser au travail ? N’hésitez pas à partager dans les commentaires !
Article réalisé par Sophie Courtin-Bernardo, Fondatrice de L-Start
L-Start, c’est un parcours de 6 mois, 100% digital, conçu par des entrepreneures pour des entrepreneures pour accélérer la réussite de votre projet ! 6 mois pour passer de l’idée aux premières ventes, entourée d’un collectif d’expertes et de porteuses de projet. Pour retrouver la genèse de ce réseau qui accompagne des expat entrepreneures depuis ses débuts, rendez-vous ici.
