Il y a celles qui continuent à être réveillées au milieu de la nuit par leurs copines en France, celles qui ne savent toujours pas quelle heure il est chez elles, celles qui ne s’habituent jamais, celles qui demandent à Google, et puis… il y a les expertes ! Celles qui ont réussi, à force de séjours dans le monde entier, à dompter leur montre, ou celles, plus nombreuses, à s’équiper de bons outils car elles collaborent avec des collègues du monde entier. A l’occasion du passage à l’heure d’hiver ce week-end, nous avons voulu savoir quels étaient leurs trucs, à ces jongleuses des fuseaux horaires.
Fuseau horaire : des outils pour s’organiser
Pauline Simard (dont nous vous avons présenté le portrait en septembre) est basée en Europe mais collabore avec des agences entre la France et les Etats-Unis. Le travail avec des équipes dans le monde entier n’a plus de secret pour elle, même si elle avoue que cela reste un réel challenge et qu’elle est en constant apprentissage sur le sujet.
Elle témoigne :
« j’utilise beaucoup d’outils en ligne pour être joignable et connectée régulièrement (Slack, Zoom, Google Suite etc.); j’ai toujours 3 time zones dans mon agenda Outlook ce qui me permet de jongler facilement d’un projet à l’autre et de savoir où j’en suis (et où je suis). »
Peggy Velasquez est expat coach pour Expat Communication. Elle habite et travaille en Colombie, sa famille et son fils aîné se trouvent en France. Côté pro, elle a des clients en France (-7h), aux Antilles ( +1h) , au Canada (+1h) et collabore avec des collègues coach aux Etats-Unis (+2) et au Royaume-Uni(-6h)… Son témoignage :
« mon outil génial à moi, c’est le post-it. Eh oui, le post-it collé sur l’écran de mon ordinateur avec les différents fuseaux horaires me permet de ne pas commettre d’impairs. Pour les geek, sur les téléphones dans « horloge » il est possible d’afficher l’heure dans les villes que vous aurez sélectionné. C’est très utile et surtout il est toujours avec vous, contrairement au post-it, je vous l’accorde. »
Des outils pour programmer des réunions
Oui, mais quand on a plusieurs interlocuteurs sur des fuseaux très différents ? Et bien là aussi, finis les casse-tête : des outils géniaux existent !
Manuela Marquis est expat coach chez Expat Communication et coordonne de nombreuses réunions entre coachs du monde entier. Son outil, c’est World Time Buddy. L’essayer, c’est l’adopter !
Autre outil conseillé par nos expats coachs : l’application « World Clock Meeting Planner« . Bon à savoir, « Google Agenda » a également une option pour gérer les différents fuseaux horaires. Programmer une réunion entre Delhi, Moscou et San Francisco ne devrait plus trop poser de problème.
Les conseils d’usage…
Pauline poursuit :
« dans mes échanges mail je précise toujours les deux ou trois fuseaux horaires auxquels je fais référence et je synchronise toujours mes agendas sur la même application, ça me permet d’avoir une vue globale de ma journée et de savoir qui fait quoi où. Les rappels sont aussi une très bonne chose : la veille et 10min avant un rdv une alerte apparaît dans mon calendrier. »
Bonne idée aussi : si vous possédez un compte Instagram, un site ou une page Facebook, vous pouvez également l’indiquer dans les informations principales, à côté de votre bio ou de vos coordonnées. 👇
Fuseaux horaires : gérer son propre rythme aussi !
Avoir de bons outils ne suffit pas. Car quand on travaille sur des fuseaux horaires très différents, il faut également gérer son propre rythme. Pauline Simard insiste :
« il est aussi nécessaire de connaître son rythme et de bloquer un créneau pour soi chaque jour car il y’aura toujours quelqu’un dans le monde entier qui sera réveillé, travaillera et vous sollicitera. »
Peggy Velasquez explique également :
« vivre et travailler sur différents fuseaux horaires que votre famille ou vos clients peut être parfois vraiment stressant. En effet, quand je me lève à 6 heures du matin à Bogota, il est déjà 13h en France ! Je n’ai pas encore pas pris mon café du matin que déjà je suis bombardée de ting ting ting… Dès que j’allume mon portable. La France a une demi-journée d’avance, mes clients ont bossé et attendent des réponses, mon fils (de 19 ans) a un problème administratif urgent et n’arrive pas à me joindre. Bref de quoi commencer la journée un peu stressée ! »
Ses conseils pour une gestion sereine des fuseaux horaires :
« pour éviter ce stress matinal, je vous conseille de bien briefer les équipes au siège avec qui vous travaillez sur ce décalage horaire et rappelez leur fréquemment que toute question posée entre 9h et 13h heure française n’aura pas de réponse avant 16h ou 17h. D’ailleurs, à l’inverse, tous les mails envoyés depuis la Colombie l’après-midi auront peu de chance de recevoir une réponse immédiate car il sera déjà 19h00 en France. C’est une gymnastique mais quand les règles sont énoncées et rappelées régulièrement cela fonctionne. »
Et avec sa famille ?
« avec votre famille, vous pouvez vous mettre d’accord sur des créneaux horaires en semaine ou le week-end pour communiquer. La nuit, je mets mon iPhone en position lune, pour pas qu’il ne sonne à minuit quand la France se réveille. Toutefois, vous pouvez sélectionner des numéros de téléphone « d’urgence » comme celui de vos parents ou celui de vos enfants qui sonneront malgré la position lune. Cela vous permettra de dormir sur vos deux oreilles et de commencer votre journée de travail avec plus de sérénité. »
Et vous, vous jonglez comment avec vos fuseaux horaires ?
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