Après des années en expat en Roumanie, Sylvie rentre à Lyon. En relisant les conseils de son site préféré, elle lit « au retour, je garde l’expat attitude » et se souvient de son premier café en expat en se disant que là, à Lyon, au milieu de ses cartons, elle partagerait bien son quotidien d’expat avec des collègues. Mais bon, un café d’accueil, comment on fait ça déjà ? Après 18 mois de cafés en distanciel ou en plein air, cette année, selon les destinations, les cafés d’accueil retrouvent leurs étiquettes et leur bonne ambiance ! Pour celles qui s’y collent cette année, 10 conseils pour ne rien oublier !
➡️ On choisit une bonne date
Et si possible, on la communique bien en amont. Femmexpats ou de retour en France, nos agendas à toutes sont extrêmement remplis en début d’année scolaire. Alors on essaie de se faire une place confortable, après les réunions parents-profs, et idéalement, avant l’arrivée (sans doute retardée) des containers des nouvelles arrivantes. En Europe, évitez les lundis et vendredis, jours de départ en week-end.
➡️ On teste des formats différents
Pourquoi s’arrêter au seul café en matinée ? N’hésitez pas à proposer en plus des afterwork, sympa aussi pour impliquer les conjoints et celles qui retravaillent dans un cadre moins formel. Bonne idée aussi : le pic nic des familles ou le café de quartier.
➡️ On soigne sa communication
Une fois la date bouclée, n’hésitez pas à l’afficher partout. Même si vous proposez un formulaire d’inscription, même si l’on vous promet de venir, sachez qu’il y a en moyenne 10% de désistements de dernière minute. Alors autant viser large et faire du surbooking si vous avez décidé de limiter le nombre de participants.
Canva est un outil indispensable et vraiment facile d’utilisation pour créer vos flyers et visuels. Martelez l’info sur les réseaux sociaux. Utilisez le maximum de formats différents : compte à rebours sur vos story, etc.
Infos primordiales à communiquer : le lieu, l’heure et un numéro ou email de contact. Précisez la thématique : café mamans, café accueil, café de rentrée. Si vous ne souhaitez pas communiquer sur l’adresse du café, n’hésitez pas à indiquer « le lieu vous sera indiqué au moment de votre inscription ».
Le conseil de Catherine (25 cafés d’accueil à son historique) : « Mettez de la couleur, de la gaité dans votre message ! Des verbatims d’anciennes participantes donnent aussi envie,… Et puis, soyez précises sur le programme : est-ce qu’il s’agit d’un café où il faudra prendre la parole devant tout le monde, ou un café plus intime, d’un café de présentation des activités ou d’un café rencontre ? Tout cela pour rassurer les plus timides et les plus rétissantes… »
➡️ On trouve un lieu convivial
Si votre association ne dispose pas déjà d’un local d’accueil alors ce point sera crucial. L’option « pro » dans les grandes villes d’accueil, c’est de proposer un échange de visibilité ou un partenariat avec une enseigne française : vous lui offrez de la visibilité pendant l’année sur vos supports de communication, en échange de quoi, ils vous accueillent pour votre café. Vous avez repéré un café sympathique ? Demandez à privatiser une grande table un peu à l’écart ! Mais vous pouvez aussi organiser le café chez vous.
➡️ On anticipe les questions qui fâchent (le fameux « qui paie quoi ? »)
C’est une question à voir avec l’organisme dont vous dépendez. Mais sachez que la pratique du « chacun paie sa conso » est fréquente et bien reçue aussi. Autre bonne idée, si vous organisez le café chez vous, contactez la boulangerie française de la ville ou du quartier, elle sera peut-être intéressée par un échange de visibilité auprès des nouveaux arrivants, et de votre côté, vous pourrez proposer quelques viennoiseries.
Pas assez de tasses pour tout le monde ? C’est l’occasion de demander de l’aide et… de former une bénévole qu’elle prenne le relais !
➡️ On relance par téléphone
Encore un conseil de Catherine : avoir un petit échange téléphonique avant avec les nouvelles permet aussi de faciliter l’accueil le jour J et d’entamer la conversation un peu plus facilement. « Ah c’est vous que j’ai eu au téléphone la semaine dernière, comment s’est passé la rentrée en 6e de votre petit ? Je vous présente Sophie, dont le fils passe en 3e cette année ». Discuter avec elles permet également d’en savoir plus sur leurs attentes, et d’adapter si besoin l’événement à votre assistance.
➡️ On prépare des étiquettes
Beaucoup connaissent déjà cela : une étiquette verte pour les nouvelles, une rouge pour les anciennes… dans les grands groupes, cela peut aider.
➡️ On anime !
Pour des grands cafés d’accueil (plus de 20 personnes) n’hésitez pas à prendre la parole, ou à laisser la présidente de votre accueil le faire. Si vous êtes moins, alors laissez faire la spontanéité. Pour les grands groupes aussi, et surtout dans les premiers cafés, vous pouvez imposer le rythme de discussion entre les participantes. « A la cloche, on change de partenaire ! ».
➡️ On prend des photos, des vidéos
Pour les souvenirs et pour animer vos réseaux, bien sûr, mais aussi pour aider les participantes qui auront vu plein de monde ce jour-là ! Les « nouvelles » remettront peut-être plus facilement des visages sur des prénoms ensuite ! Rappel cependant, si vous devez partager publiquement ces photos n’oubliez pas de faire signer une autorisation de « droit à l’image » !
➡️ On garde le contact
Laissez une feuille à la sortie pour que les participantes puissent laisser leurs coordonnées. Pour des petits groupes, n’hésitez pas à laisser un message par mail en mettant le groupe en contact, ou créer un groupe whatsapp suite au café. Attention cependant : leur accord préalable est nécessaire !
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