Vous voici installé depuis quelques jours à votre nouveau poste, les cours de langue proposés par votre société se passent bien, votre intégration dans l’équipe aussi. Et voilà qu’arrive l’épreuve tant redoutée, celle d’animer votre première réunion dans une langue étrangère. Comment la préparer ? À quoi faut-il penser le jour J ? Nous avons posé ces questions à nos coachs interculturalistes. Car certes la langue est importante, mais tout ne se jouera pas sur des règles grammaticales, loin de là !
Évacuer sa peur en se préparant un maximum
Dans quelques mois, animer une réunion dans une langue étrangère vous paraîtra naturel et sera plus facile. Mais pour le moment, c’est le stress qui prédomine et c’est normal. La crainte de parler en langues étrangères est inhérente au processus d’apprentissage et il est difficile d’y échapper même si nous ne réagissons pas tous de la même façon. Quelques conseils :
- Prévoyez un peu plus de temps pour préparer le contenu de votre réunion. Pensez aussi à répéter en amont.
- Faites des phrases courtes et choisissez des formulations simples. Acceptez de faire des phrases imparfaites. Dans des milieux internationaux, on a souvent l’impression que le niveau de langue est parfait, mais c’est loin d’être le cas. Gardez en tête que l’on ne vous jugera pas pour votre niveau mais pour le message que vous passez.
- Pensez aux personnes étrangères avec lesquelles vous avez collaboré. Que pensiez-vous des imperfections de leur français ?
- Rappelez-vous l’adage : un accent étranger est un signe de courage et non de faiblesse !
Arriver en réunion relaxée en adoptant un état d’esprit humble
- Prenez un peu de temps pour analyser ce qui vous fait le plus peur. Accueillir ses craintes permet déjà d’avancer plus en confiance.
- Évitez de vous comparer avec le niveau de langue d’autres collègues – gardez à l’esprit que vous êtes là pour votre expertise avant tout.
- Arrivez bien à l’heure, car selon les sensibilités culturelles de votre auditoire, la ponctualité peut être un sujet sensible. Pensez à prendre un peu de marge aussi pour anticiper les problèmes techniques qui pourraient nuire à votre concentration au moment de la réunion. Et souvenez-vous que dans bien des pays, être à l’heure signifie avoir 3 minutes d’avance.
S’adapter à la culture de son auditoire est la clé d’une réunion réussie
Mais le plus important pour animer une réunion dans une langue étrangère sera de vous adapter à la culture de votre auditoire. On peut même dire que 50% de la réussite de votre réunion résidera non dans la pratique de la langue, mais dans la compatibilité culturelle des participants.
Car il existe des différences dans les manières de transmettre nos messages, selon les cultures dont nous sommes originaires. Les interculturalistes les appellent les « High context » ou les « Low context » cultures.
Impossible pour nous de détailler ici chaque pratique culturelle, mais voici quelques grandes caractéristiques à avoir à l’esprit quand il vous faudra animer une réunion dans une langue étrangère.
Animer une réunion en anglais : let’s get started !
- Si vous êtes en charge de l’envoi de l’ordre du jour, surtout n’omettez pas d’être le plus explicite possible dans les objectifs de la réunion.
- Prévoyez une petite intro qui redonne le contexte, mais surtout rentrez le plus vite possible dans le vif du sujet. « Our goal today is to… »
- Employez des phrases courtes, avec des verbes d’action. Mais avant tout, explicitez les consignes pour chacun.
- En résumé, comme l’écrit Dale Carnegie : “Tell the audience what you’re going to say, say it ; then tell them what you’ve said.”
- Dans le déroulement de la réunion, sachez qu’un Anglo-saxon interrompra très rarement une réunion. C’est à vous de donner le go pour le tour de table ou les questions. Ne soyez pas surpris de les voir acquiescer de la tête pendant la réunion, mais personne ne vous coupera la parole.
- À vous donc de tenir le lead… et gardez un œil fixe sur votre montre : si les anglo-saxons sont bien plus relax sur l’attitude et le langage, ils tiennent à leurs horaires, bien plus que les Français !
- Remerciez les participants et surtout n’hésitez pas à redonner par mail ensuite, les next steps de façon claire. Et bien sûr, renseignez-vous sur les différences entre réunions à l’américaine, à l’anglaise ou à l’australienne…
Animer une réunion en Asie : hiérarchie et consensus
- Pas de précipitation si vous devez animer une réunion en Asie ! Ici place à l’harmonie et à l’équilibre. Les Japonais n’attendent pas d’une réunion qu’une décision soit prise tout de suite.
- Portez une attention particulière à l’aménagement et au plan de table de votre réunion. La hiérarchie est un aspect important dans la culture japonaise par exemple.
- N’attendez pas de sauts de joie ni de refus lors de votre réunion. On ne critiquera le travail de personne en public. Ayez donc à l’esprit de bien choisir vos gestes et les mots que vous emploierez. De même, soyez attentif à ce que chacun puisse prendre la parole et soit écouté.
Animer une réunion avec des Allemands : efficacité avant tout
- Pour les Allemands, une réunion est réussie si elle a permis de prendre, de façon consensuelle, des décisions opérationnelles basées sur des faits analysés par les spécialistes y participant.
- Ils communiquent de façon policée, en laissant l’autre s’exprimer sans l’interrompre et en parlant dès qu’il a fini. Ils sont courtois mais n’hésitent pas à contredire leur interlocuteur avec des arguments concrets articulés logiquement.
- En Allemagne, pensez ponctualité, efficacité opérationnelle, planning d’exécution. Oubliez l’élégance de la théorie tout comme le sujet de dernière minute.
Pour conclure : l’intelligence interculturelle en réunion n’est pas tant une question de règles à appliquer que de compréhension profonde de ce qui les justifie. Nous vous invitons à plonger dans cet univers passionnant et indispensable pour nous expatriés.
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